Atunci când companiile au de digitalizat documente structurate sau semi-structurate, vor căuta o soluție cât mai eficientă sub aspect al corectitudinii datelor, dar și al costurilor. Există trei variante: introducerea manuală, automatizare și varianta mixtă - utilizarea operatorilor asistați de un program pentru extragerea datelor. Fiecare variantă este discutată mai jos, din punct de vedere al eficienței raportate la cost.
Introducerea manuală a datelor (utilizarea exclusivă a operatorilor)
Operatorii de introducere date sunt implicați în tot procesul de digitalizare, de la sortarea documentelor, scanare, extragere și controlul calității. Pe baza experienței sau în urma unui training, oamenii pot deveni suficient de eficienți în introducerea datelor, însă niciodată nu vor avea un procent de acuratețe de 100%. Chiar și menținând aceeași viteză de introducere a datelor pe parcursul întregii zile - ceea ce e destul de nerealist, oamenii fac mici erori de tastare sau neatenție, care cresc în a doua jumătate a zilei pe fondul oboselii. De multe ori, costurile unei greșeli pot fi mari (de exemplu, într-un proiect cu finanțare europeană), de aceea managerii de proiect utilizează de obicei doi operatori care introduc aceleași date, urmând apoi o verificare prin sondaj din partea unui al treilea operator. Deci, pentru aceleași date vor lucra trei operatori. Prin strategiile de reducere a numărului de erori se poate ajunge la cheltuieli ridicate.
Introducerea automată (utilizarea unui program de extragere a datelor)
Despre programele de extragere a datelor am scris și aici. Acestea recunosc scrisul de tipar (OCR - Optical Character Recognition), scrisul de mână (ICR - Intelligent Character Recognition) și extrag bifele din chenarele cu răspunsuri unice sau multiple (OMR - Optical Mark Recognition). Unele programe pot recunoaște când o semnătură este prezentă sau absentă, ceea ce ajută mult în cazul contractelor. Altele pot utiliza datele dintr-un document scanat pentru a face conexiuni cu o sursă externă, de exemplu pot citi numărul unei facturi și să caute în baza de date numele clientului sau ordinul de plată. Nici un program nu oferă însă o acuratețe de 100%, vor apărea inevitabil erori care vor necesita intervenția unui operator. În unele cazuri, automatizarea completă sau aproape completă este o soluție suficient de bună. De exemplu, poșta americană folosește programe care citesc codul poștal de pe scrisori, din cauză că volumul imens de documente primite într-o zi este foarte greu de gestionat de operatori. În alte cazuri, când costurile erorilor sunt mari, automatizarea nu este o soluție bună. E demn de menționat că, inclusiv în această variantă, doar extragerea datelor este automată. Operatorii lucrează în continuare la celelalte sarcini, cum ar fi scanarea documentelor.
Varianta mixtă (operatori asistați de un program de extragere a datelor)
Varianta mixtă poate fi soluția cea mai eficientă raportată la costuri, atunci când volumul documentelor este mai ridicat, numărul de date de extras din document este mare și/sau erorile au consecințe semnificative. Operatorii vor utiliza un program care le facilitează extragerea datelor în varii modalități: le expune conținutul relevant, curăță imaginea de eventualele pete, repoziționează foaia dacă nu a fost scanată drept, extrage bifele etc. Astfel, viteza operatorilor crește substanțial, prin reducerea timpului petrecut per document. Operatorii vor introduce mai multe documente într-o zi, iar erorile pot fi corectate mai ușor, dacă programul are o funcție de detectare a inconsistențelor dintre operatori. DocFlair permite verificarea automată a documentelor pentru a elimina eventualele erori. Astfel, nu mai e nevoie să vă bazați pe verificarea prin sondaj, care poate să identifice doar o parte din erori.
În concluzie, există trei variante pentru care poate opta o firmă pentru extragerea datelor. În urma cântăririi beneficiilor și costurilor fiecărei variante, firmele vor alege soluția care li se potrivește mai bine, în funcție de bugetul disponibil. În toate variantele însă e nevoie de operatori, pentru că programele de extragere automată au fost create pentru a asista, dar nu și înlocui munca operatorilor. Un program gestionează foarte greu excepțiile sau cazurile ambigue și nu are o acuratețe de 100%. În continuare operatorii vor supraveghea, corecta și eventual introduce datele.